O mundo está em constante transformação, as tecnologias mudando constantemente e velozmente e as organizações não estão distantes dessas mudanças. Não há mais tempo e espaço para empreendedores se manterem resistentes à mudança, apegados ao modo tradicional de fazer as coisas. As empresas precisam acompanhar esse movimento. A importância da Gestão de Negócios é sensibilizar a empresa para as novas realidades, revigorando-a e melhorando seu negócio como um todo.
A base para realização de uma Gestão de Negócios (GN) eficiente é composta por Pessoas, Processos e Tecnologia. Uma combinação de ferramentas, técnicas de trabalho, processos e pessoas precisam ser sistematizados de maneira a garantir uma sequência de trabalho com eficiência e eficácia. A definição das pessoas, o entendimento dos processos e a escolha da melhor solução tecnológica são algumas das etapas que deverão ser percorridas com bastante critério e responsabilidade. Caso menospreze um dos apoios do tripé a estrutura toda ficará comprometida. Por isso, um projeto de implantação de um sistema de gestão deverá sempre estar fortemente alicerçado no equilíbrio destes três elementos.
I. Processos
A Gestão de Processos (BPM – Business Process Management) é um conjunto de práticas que têm o objetivo de buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa. Os processos organizacionais são os conjuntos de atividades que devem representar as operações da organização. Um projeto de mapeamento de processos começa compreendendo em detalhes como as coisas acontecem na organização, e apresenta as seguintes etapas:
- PLANEJAR: É a etapa na qual é analisado o conjunto de atividades envolvidas, definição dos objetivos estratégicos, definição das competências organizacionais e pessoais e sua relação com a estratégia da empresa.
- MODELAR: É a etapa que corresponde ao desenho e a definição de como serão realizados os fluxos de trabalho, compreendendo os cenários e o detalhamento dos processos.
- SIMULAR: É a etapa em que as atividades definidas na etapa anterior serão testadas, permitindo ajustar e aperfeiçoar a solução proposta.
- REALIZAR: A partir da experiência na etapa anterior, são realizados ajustes e aperfeiçoamentos na solução proposta, passando a entrar em operação.
- MONITORAR: São analisados os dados de acordo com as métricas e os indicadores KPIs (key performance indicators – KPIs) definidos nas etapas de planejamento e modelagem. Assim, a avaliação e a melhoria dos processos serão sempre realizados baseados em dados.
- MELHORAR: Por fim, deve-se ter em mente que o mesmo trabalho de modelagem de um novo processo pode se repetir no futuro.
Devido a todas essas análises, o mapeamento dos processos é o momento ideal para realização de mudanças na empresa. Seja por descobrir novas e melhores maneiras de conquistar os resultados desejados ou através da avaliação e adesão a melhores práticas de mercado.
A análise dos processos organizacionais considera a cadeia de valor da empresa, as pessoas que atuam para gerar valor e a tecnologia utilizada para auxiliar na geração de valores.
II. Pessoas
Durante nosso trabalho abordamos as questões relacionadas as pessoas que atuam nos processos modelados, essa abordagem é importante pois precisamos identificar se o planejamento, organização e monitoramento das pessoas estão coerentes com as necessidades da empresa. Assim, nós preparamos o terreno para a realização pelo cliente de uma competente e eficaz gestão de pessoas.
Gestão de Pessoas é o conjunto de políticas, práticas e decisões necessárias para conduzir os aspectos relacionados com as “pessoas”, incluindo recrutamento, seleção, recompensas/benefícios, motivação, avaliação de desempenho, treinamento/desenvolvimento, manutenção e remuneração dos empregados. Os seis processos básicos da Gestão de Pessoas são os seguintes:
1. CAPTAR PESSOAS: são os processos utilizados para incluir novas pessoas na empresa. Podem ser denominados processos de provisão ou de suprimento de pessoas. Incluem recrutamento e seleção de pessoas.
2. APLICAR PESSOAS: são os processos utilizados para desenhar as atividades que as pessoas irão realizar na empresa, orientar e acompanhar seu desempenho. Incluem desenho organizacional e desenho de cargos, análise e descrição de cargos, orientação das pessoas e avaliação do desempenho.
3. RECOMPENSAR PESSOAS: são os processos utilizados para incentivar as pessoas e satisfazer suas necessidades individuais mais elevadas. Incluem recompensas, remuneração e benefícios e serviços sociais.
4. DESENVOLVER PESSOAS: são os processos utilizados para capacitar e incrementar o desenvolvimento profissional e pessoal. Incluem treinamento e desenvolvimento das pessoas, programas de mudanças e desenvolvimento de carreiras e programas de comunicação e consonância.
5. MANTER PESSOAS: são os processos utilizados para criar condições ambientais e psicológicas satisfatórias para as atividades das pessoas. Incluem administração da disciplina, higiene, segurança e qualidade de vida e manutenção de relações sindicais.
6. MONITORAR PESSOAS: são os processos utilizados para acompanhar e controlar as atividades das pessoas e verificar resultados. Incluem banco de dados e sistemas de informações gerenciais.
III. Sistemas/Tecnologias
A aquisição de uma tecnologia por si só não resolve todos os problemas, pois não será eficaz caso a organização não esteja com pessoas treinadas e habilitadas para realização das atividades e tarefas no sistema.
A escolha da tecnologia significa escolher um sistema que tenha alto grau de aderência aos processos da empresa, utilize um ambiente de desenvolvimento moderno e flexível, apresente facilidade de operação, possua um suporte adequado que possuam mão de obra qualificada e que invistam na melhoria contínua das pessoas e do seu produto.
É importante que a solução tecnológica tenha abrangência e, se for o caso, facilidade na integração com outras tecnologias. É fundamental que a ferramenta proporcione a integração entre sua empresa, seus parceiros e clientes, ou seja, possua portais acessíveis via internet ou outras formas de interação.